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FAQ
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Signature électronique : que faut-il savoir ?

Certes, la dématérialisation et la numérisation des documents administratifs sont à une étape très avancée au point où, désormais la signature sur support physique laisse progressivement place à la signature électronique. Et concernant la signature électronique, cette nouvelle forme de signature a fait son apparition dans le quotidien des entreprises, et aujourd’hui, plus personne ne veut rester en marge de cette révolution. Si certains s’y lancent sans aucune information, d’autres préfèrent en savoir plus avant de s’y lancer.



Une signature électronique, c’est quoi exactement ?

La signature électronique est une technique qui permet d’authentifier un document électronique. La signature électronique est donc une forme de signature qui se fonde sur des données cryptées. Elle permet à la fois de rendre unique et authentique un fichier sur lequel elle est apposée et d’avoir une traçabilité concernant sa provenance, la date et l’heure où il a été signé. Il faut noter que même les extraits KBIS obtenus par voie numérique ne sont plus signés manuellement par le Greffier mais comporte un QR Code et une code de validation permettant de vérifier la validité du document.

Les différents types de signatures électroniques.

Selon la législation française, il existe trois types de signatures électroniques que sont :

La signature électronique simple

La signature électronique simple est le premier niveau de la signature électronique. Cette signature se retrouve sur des documents électroniques et des contrats qui comportent moins de risques sur le plan juridique et sur le plan financier pour le signataire. De façon précise, la signature électronique du premier niveau est la signature utilisée pour signer les contrats d’adhésion, les contrats de bail dans le cas d’une location,  les contrats de travail et l’acceptation des CGU/CGV.

La signature électronique avancée

La signature électronique avancée est le deuxième niveau de cette forme de signature. La signature électronique avancée est utilisée pour signer les contrats de produits bancaires et d’assurance. Ce niveau de signature est beaucoup plus sécurisé que le premier niveau et sa procédure nécessite une vérification de l’identité du signataire  et l’usage d’un certificat numérique relié au signataire. Le plus intéressant concernant ce niveau de signature électronique est que vous pouvez effectuer des modifications de données après la signature d’un document.

La signature électronique qualifiée

La signature électronique qualifiée est la plus sécurisée et la plus fiable parmi toutes les formes de signature électronique. Mais derrière cette supposée fiabilité, il faut reconnaître qu’elle impose assez de contraintes au signataire. La première contrainte liée à la signature électronique qualifiée est que le signataire doit faire reconnaître et certifier sa signature par une autorité officielle parce qu’elle est basée sur un certificat. Pour qu’elle soit valide, il faut une rencontre physique avec l’autorité de certification pour une authentification de l’identité du signataire. Mais une fois la signature électronique qualifiée obtenue, le signataire peut l’apposer sur n’importe quel document électronique.

La signature électronique et ses avantages

La signature électronique offre plusieurs avantages.

Dans un premier temps, elle sécurise les échanges de mails et assure la gestion efficace de tout type de contrat, de bons de commande et les paiements de factures.

Dans un deuxième temps, la signature électronique permet d’avoir accès aux sites internet sécurisés.
Enfin, la signature électronique permet de candidater aux appels d’offres et de faire des déclarations fiscales et sociales.

Comparée à la signature sur support physique, la signature électronique paraît plus fiable et sécurisée. Toutes fois, elle peut être contestée. Mais pour que cette contestation soit acceptée, il faut que celui qui la conteste apporte des preuves irréfutables.
Les dispositions des articles R.123-150 et R.123-152 du code de commerce prévoit que les greffiers, le GIE INFOGREFFE et l'Institut national de la propriété industrielle, sont seuls habilités à délivrer les extraits Kbis et plus généralement les certificats, copies ou extraits des inscriptions portées au registre et actes déposés en annexe. Cette délivrance intervient à un tarif réglementé unitaire fixé par l'arrêté du 28 février 2020 fixant les tarifs réglementés des greffiers des tribunaux de commerce 2,69 euros et peut être réalisée par voie dématérialisée via le site du Greffe pour un montant de 3,37 euros. Kbis.services offre uniquement une prestation commerciale d'intermédiaire.

Les greffes des tribunaux de commerce sont seuls autorisés à délivrer les extraits Kbis et autres documents officiels en relation aux entreprises. Non affilié au gouvernement, le site Kbis.services propose aux utilisateurs un service d’intermédiation avec les greffes des tribunaux de commerce, permettant d’obtenir un extrait K-bis sans se déplacer comprenant la vérification de la commande, sa transmission au greffe du tribunal de commerce concerné et sa livraison par voie numérique sous 24h ouvrées. Le tarif du service est de 49.90 euros. Néanmoins, l'usager peut entrer en contact directement avec les greffes des tribunaux de commerce pour réaliser ses démarches sans coût supplémentaire.