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Télétravail : comment réussir ses réunions en visioconférence ?

L’évolution de nouveaux moyens de communication est sans limite. Au nombre de ces procédés se trouve la  visioconférence. C’est une réunion organisée entre plusieurs personnes à distance. Il s’inscrit dans le cadre du travail. La visioconférence est un moyen qui nécessite l’emploi d’outils informatiques. Les tablettes, ordinateurs ou smartphones pourraient faire l'affaire. Cette communication a lieu très souvent entre employés en télétravail ou travaillant à distance. Mais pour réussir sa réunion en visioconférence, il faut une excellente préparation. Comment réussir ses réunions en visioconférence ? Voici des astuces pour y arriver.


 

L’utilisation d’outils de qualité.

Pour réussir sa réunion en visioconférence, il faut au préalable s’assurer de la performance des outils. Après tout, ce sont les outils qui permettent la diffusion de votre réunion. Une diversité d’applications disponibles sur le marché sont adaptées à votre appareil. Vous pourriez opter pour les plus usitées. Il s’agit de Zoom, Google meet, ou WhatsApp par exemple.
A quoi servirait votre outil de communication par visioconférence si la connexion dont vous disposez n’est pas de haut débit ?

Une excellente connexion internet.

La qualité de la connexion internet a une incidence directe sur votre réunion en visioconférence. D’ailleurs, l’application choisie pour la diffusion ne sera pas performante sans une connexion de bonne qualité. Lorsque vous avez des problèmes de connexion, votre réunion est d’office compromise. Il peut être constaté des coupures pendant l’auditoire, des images invisibles. Des sons entrecoupés et finalement une visioconférence ratée. Pour prévenir ces aléas, la connexion Wi-Fi dont vous disposez doit être de haut débit. Toutefois, il y a moyen de posséder à un remplacement de la connexion Wi-Fi par la 4G d’un smartphone si possible.
Que dire de la qualité du son ?

Un audio de qualité exceptionnelle.

Comme nous le savions, toute réunion, quelle que soit sa nature, a pour objectif de transmettre un message. Par ailleurs, la réunion peut être initiée dans le but de requérir des réflexions, avis ou recommandations. Pour cela, un audio de bonne qualité ainsi qu’une émission parfaite sont prioritaires. Pour obtenir un audio de qualité parfaite, il faut éviter des bruits, des sons perturbateurs, l’écho. Pour avoir une qualité hors du commun, voici quelques astuces :


  • Avoir une pièce calme.

  • Se munir d’écouteurs ou d’un casque.

  • Utiliser un micro excellent.

  • Appuyer un bouton permettant d’interrompre immédiatement la communication lorsque vous vous taisez.

  • Éviter toute manipulation lors de la communication notamment celle du clavier.

   

La communication par visioconférence n’est pas seulement audio, elle est aussi vidéo.

Une qualité visuelle optimale.

Une réunion en visioconférence peut bien être accompagnée d’une vidéo. C’est d’ailleurs l’idée à la création. Pour bénéficier d’une vidéo de qualité, ces procédés seraient utiles :


  • S’assurer que les lumières sont allumées hormis celles situées au-dessus.

  • Disposer la caméra en position adéquate.

  • Vider l’arrière-plan de son ordinateur.

  • Adopter un bon comportement vestimentaire.


     
Pour un bon déroulement de la réunion, les heures fixées sont de mise.

La ponctuation lors de la réunion en visioconférence.

Pour toute forme de réunion, la ponctuation est un élément important. Lorsqu’on est dirigeant d'une réunion en visioconférence, il vaudrait mieux vérifier le fonctionnement des outils à l’avance. Une telle précaution avant l’heure fixée pour la réunion rassure. De plus, il serait encore bien de respecter l’heure impartie pour la réunion. Parlons maintenant de la préparation.
Le déroulement de la réunion peut être préparé en considérant les points à aborder. Ainsi, des astuces telles que les prises de notes sont envisagées pour bien présenter. Il serait judicieux de préparer des copies ou documents que l’on voudrait partager.
 
Pour finir, réussir ses réunions en visioconférence revient à adopter ces quelques procédés. Il serait donc convenable de bien les  mettre en pratique.