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Embaucher un salarié : quelles formalités administratives ?

Le processus d’embauche d’un employé implique de nombreuses formalités auxquelles l’employeur doit obligatoirement procéder. Par contre dans le cadre d’un CDI à temps complet la formalité d’élaboration et de signature du contrat de travail n’est pas obligatoire. D’autres formalités doivent être remplies par l’employeur comme la déclaration préalable à l’embauche, l’affiliation à une caisse de retrait complémentaire, l’inscription au registre du personnel, etc. 



La signature du contrat

C’est la première formalité d’embauche. Il s’agit d’élaborer et de signer le contrat de travail qui lie le salarié à l’employeur. Ce contrat comporte les informations liées au travail telles que les horaires, le rythme, le salaire ainsi que les avantages dont bénéficie le salarié. Ce contrat de travail est obligatoire pour tous les types de contrats sauf dans le cas d’un CDI à temps complet.

La déclaration préalable à l’embauche

Cette déclaration remplace la déclaration unique d’embauche et elle est obligatoire à chaque nouvelle embauche. Elle se fait auprès de l’URSSAF. À noter que s’il s’agit d’une première embauche, elle devra être transmise à l’inspection du travail. Cette déclaration regroupe 6 formalités en une seule. En effet lorsqu’il s’agit d’une première embauche, l’employeur doit se faire immatriculer au régime général de la sécurité sociale et intégrer un service de médecine de travail. Il doit aussi être affilié à un régime d’assurance chômage. Le salarié doit bénéficier d’une immatriculation à la CPAM et une demande d’examen médical doit être notifiée pour lui. Enfin, la déclaration annuelle des données sociales devra être pré rempli. 

Délivrer la déclaration préalable à l’embauche au salarié

L’employeur devra remettre au nouveau salarié une copie de la déclaration préalable à l’embauche ou bien une copie de l’accusé de réception que l’URSSAF lui a fournie. On considère par défaut que la déclaration a été remise dans le cas où le contrat de travail signé du salarié mentionne l’organisme destinataire. 

Affiliation du salarié à une caisse de retraite complémentaire

L’employeur doit se charger de l’affiliation de chaque nouvel employé à une caisse de retraite complémentaire. Pour ce faire, il se rend soit auprès de l’ARGIC si le salarié dispose d’un statut-cadre ou bien auprès de l’ARRCO pour tous les types de salariés. 

Enregistrement du salarié au registre unique du personnel

L’employeur doit obligatoirement veiller à inscrire tout nouveau salarié dans le registre unique du personnel. C’est lui qui se charge de cette formalité.

Visite médicale de prévention et d’information

L’employé doit organiser une visite médicale pour le nouveau salarié afin d’en savoir plus sur l’état de santé de ce dernier et de connaitre les risques encourus. C’est pour cela qu’on l’appelle visite d’information et de prévention. Elle se fait 3 mois après que le salarié ait pris son poste et doit être refaite tous les 5 ans. Après chaque visite, un certificat de suivi est remis au salarié, mais aussi à l’employeur. 

Le bordereau individuel d’accès à la formation : obligatoire en CDD

Dans le cas d’un contrat à durée déterminée (CDD), il est obligatoire que le salarié reçoive de son employeur un bordereau individuel d’accès à la formation. Ce bordereau doit être remis en même temps que le contrat de travail signé.