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Le processus d’embauche d’un employé implique de nombreuses formalités auxquelles l’employeur doit obligatoirement procéder. Par contre dans le cadre d’un CDI à temps complet la formalité d’élaboration et de signature du contrat de travail n’est pas obligatoire. D’autres formalités doivent être remplies par l’employeur comme la déclaration préalable à l’embauche, l’affiliation à une caisse de retrait complémentaire, l’inscription au registre du personnel, etc.
La signature du contrat
C’est la première formalité d’embauche. Il s’agit d’élaborer et de signer le contrat de travail qui lie le salarié à l’employeur. Ce contrat comporte les informations liées au travail telles que les horaires, le rythme, le salaire ainsi que les avantages dont bénéficie le salarié. Ce contrat de travail est obligatoire pour tous les types de contrats sauf dans le cas d’un CDI à temps complet.La déclaration préalable à l’embauche
Cette déclaration remplace la déclaration unique d’embauche et elle est obligatoire à chaque nouvelle embauche. Elle se fait auprès de l’URSSAF. À noter que s’il s’agit d’une première embauche, elle devra être transmise à l’inspection du travail. Cette déclaration regroupe 6 formalités en une seule. En effet lorsqu’il s’agit d’une première embauche, l’employeur doit se faire immatriculer au régime général de la sécurité sociale et intégrer un service de médecine de travail. Il doit aussi être affilié à un régime d’assurance chômage. Le salarié doit bénéficier d’une immatriculation à la CPAM et une demande d’examen médical doit être notifiée pour lui. Enfin, la déclaration annuelle des données sociales devra être pré rempli.Délivrer la déclaration préalable à l’embauche au salarié
L’employeur devra remettre au nouveau salarié une copie de la déclaration préalable à l’embauche ou bien une copie de l’accusé de réception que l’URSSAF lui a fournie. On considère par défaut que la déclaration a été remise dans le cas où le contrat de travail signé du salarié mentionne l’organisme destinataire.Affiliation du salarié à une caisse de retraite complémentaire
L’employeur doit se charger de l’affiliation de chaque nouvel employé à une caisse de retraite complémentaire. Pour ce faire, il se rend soit auprès de l’ARGIC si le salarié dispose d’un statut-cadre ou bien auprès de l’ARRCO pour tous les types de salariés.Enregistrement du salarié au registre unique du personnel
L’employeur doit obligatoirement veiller à inscrire tout nouveau salarié dans le registre unique du personnel. C’est lui qui se charge de cette formalité.Visite médicale de prévention et d’information
L’employé doit organiser une visite médicale pour le nouveau salarié afin d’en savoir plus sur l’état de santé de ce dernier et de connaitre les risques encourus. C’est pour cela qu’on l’appelle visite d’information et de prévention. Elle se fait 3 mois après que le salarié ait pris son poste et doit être refaite tous les 5 ans. Après chaque visite, un certificat de suivi est remis au salarié, mais aussi à l’employeur.Le bordereau individuel d’accès à la formation : obligatoire en CDD
Dans le cas d’un contrat à durée déterminée (CDD), il est obligatoire que le salarié reçoive de son employeur un bordereau individuel d’accès à la formation. Ce bordereau doit être remis en même temps que le contrat de travail signé.
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Les dispositions des articles R.123-150 et R.123-152 du code de commerce prévoit que les greffiers, le GIE INFOGREFFE et l'Institut national de la propriété industrielle, sont seuls habilités à délivrer les extraits Kbis et plus généralement les certificats, copies ou extraits des inscriptions portées au registre et actes déposés en annexe. Cette délivrance intervient à un tarif réglementé unitaire fixé par l'arrêté du 28 février 2020 fixant les tarifs réglementés des greffiers des tribunaux de commerce 2,69 euros et peut être réalisée par voie dématérialisée via le site du Greffe pour un montant de 3,37 euros. Kbis.services offre uniquement une prestation commerciale d'intermédiaire.
Les greffes des tribunaux de commerce et autres organismes officiels sont seuls autorisés à délivrer les extraits Kbis et autres documents officiels en relation aux entreprises. Non affilié au gouvernement, le site Kbis.services propose aux utilisateurs un service d’intermédiaire avec les greffes des tribunaux de commerce et autres organismes officiels, permettant d’obtenir un extrait d'immatriculation (extrait K-bis, extrait D1, extrait RNE, avis de situation SIRENE) sans se déplacer comprenant la vérification de la commande, sa transmission au greffe du tribunal de commerce concerné ou autres organismes officiels et sa livraison par voie numérique sous 24h ouvrées. Le tarif du service est de 49.90 euros. Néanmoins, l'usager peut entrer en contact directement avec les organismes officiels pour réaliser ses démarches sans coût supplémentaire.
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